Klantgegevens
Stukken veilig delen met klanten: waarom de mail niet meer volstaat
Kort antwoord: deel aangiftes, jaarrekeningen, loonstroken en kopieën van identiteitsbewijzen via een beveiligd klantportaal, met een extra inlogcode. Gebruik de gewone mail alleen voor berichten zonder vertrouwelijke bijlagen.
In het aangifteseizoen gaan er honderden stukken heen en weer. Eén verkeerd gekozen adres in de mail, en de aangifte van de ene klant staat in de inbox van een ander. Dat is een datalek, en voor een kantoor met een geheimhoudingsplicht ook een reputatieprobleem. Daarbij blijven bijlagen in de mail jarenlang staan, bij u en bij de klant.
Waarom een portaal beter werkt
- De klant logt in met een extra controle, dus een verkeerd adres levert niets op.
- Alle stukken staan op één plek, en u ziet wie wat heeft geopend.
- U bepaalt hoe lang stukken beschikbaar blijven.
Zo pakt u het aan
- Kies een portaal dat aansluit op uw software, en spreek met de leverancier af waar de gegevens staan.
- Spreek af welke stukken alleen nog via het portaal gaan.
- Vertel klanten waarom, en help ze bij de eerste keer inloggen.
- Zet de functie uit die mail automatisch adressen laat aanvullen, of controleer het adres altijd voor het versturen.
Tip: start na het aangifteseizoen, niet ervoor. Dan heeft iedereen tijd om te wennen, en loopt het bij de volgende piek vanzelf.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Doe de zelfcheck in twee minuten, of plan een vrijblijvende kennismaking. Dan kijken we samen wat u als eerste oppakt.