Wwft dossiers veilig bewaren, en wat er verandert met de AMLR

Als accountant, administratiekantoor of belastingadviseur bent u een Wwft instelling. U doet cliëntenonderzoek, legt kopieën van identiteitsbewijzen vast en zoekt uit wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) zijn. Die dossiers bevatten precies de gegevens waarmee oplichters identiteitsfraude plegen. Ze verdienen dus extra bescherming.

Waar het misgaat

• Klanten sturen een kopie van hun paspoort via de mail, en die blijft in de inbox staan.
• Kopieën staan in een gedeelde map waar het hele kantoor bij kan.
• Dossiers van klanten die al jaren weg zijn, worden nooit opgeruimd.

Zo doet u het goed

1. Laat klanten identiteitsbewijzen aanleveren via een beveiligd portaal.
2. Bewaar Wwft dossiers op één plek, afgeschermd voor wie ze niet nodig heeft.
3. Bewaar dossiers tot vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie, en ruim ze daarna op.

Wat er verandert met de AMLR

Vanaf 10 juli 2027 geldt de Europese antiwitwasverordening in alle lidstaten. Een paar veranderingen die gevolgen hebben voor uw dossiers:

• De grens voor een UBO wordt 25 procent of meer. Daardoor kunnen andere personen als UBO gelden dan nu.
• U controleert of een klant of zijn UBO onder financiële sancties valt.
• Dossiers van klanten met een hoog risico werkt u minimaal elk jaar bij, andere dossiers uiterlijk na vijf jaar.
• U moet kunnen uitleggen waarom u bepaalde keuzes heeft gemaakt, en laten zien dat uw werkwijze dat ondersteunt.