AI
AI tools op kantoor: handig, maar let op waar klantgegevens blijven
Kort antwoord: leg vast welke AI tools op kantoor mogen en welke gegevens er niet in horen. Kies tools waarbij u met de leverancier hebt afgesproken dat uw gegevens niet worden gebruikt om het model te trainen, en controleer wat de tool oplevert voordat het naar een klant gaat.
AI tools besparen tijd bij het samenvatten van stukken, het schrijven van mails en het analyseren van cijfers. Maar wie een grootboek, een aangifte of een Wwft dossier in een gratis tool plakt, weet niet waar die gegevens blijven. Voor een kantoor met een geheimhoudingsplicht is dat een risico, en onder de AVG heeft u een verwerkersovereenkomst nodig met de leverancier.
Wat er misgaat
- Medewerkers gebruiken een privéaccount van een gratis tool.
- Klantgegevens worden gebruikt om het model van de leverancier te trainen.
- Een antwoord van de tool klinkt overtuigend, maar klopt niet, en gaat zo naar de klant.
Zo spreekt u het af
- Maak een lijst van de AI tools die op kantoor worden gebruikt, ook de tools die medewerkers zelf hebben gekozen.
- Kies een zakelijke versie, met een verwerkersovereenkomst en de afspraak dat uw gegevens niet worden gebruikt voor training.
- Spreek af welke gegevens er nooit in mogen, zoals identiteitsbewijzen en burgerservicenummers.
- Laat een medewerker elke uitkomst controleren voordat die naar een klant gaat.
Tip: leg deze afspraken vast in uw kwaliteitsstelsel. Dan is het meteen een maatregel bij een risico onder de NVKM.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Doe de zelfcheck in twee minuten, of plan een vrijblijvende kennismaking. Dan kijken we samen wat u als eerste oppakt.